Как дашборды помогли агентству принимать решения и собирать дебиторку вовремя

Задача

Ко мне обратилось маркетинговое агентство RELEVANT.

У них была проблема в учёте:

• Каждый менеджер по-своему вёл работу с клиентом, не было общей информации по всем клиентам
• В компании внедрили Битрикс24, но это не помогло, сотрудники ей не пользовались
• Руководители не понимали, какие направления и клиенты приносят больше денег, куда направить фокус
• Было сложно посчитать дебиторку, не всегда вовремя собирались оплаты клиентов

Что сделали

В первую очередь мы внедрили единый реестр оплат для каждого менеджера. Решили сделать на гугл-таблицах, так как менеджеры давно ими пользуются и для них это привычно.

Для каждой оплаты менеджер вносил клиента и направление работы.

После этого добавили планирование — какую выручку должен собрать каждый менеджер со своих клиентов и направлений.

Для руководителей внедрили дашборд в Power BI, который регулярно получает данные из таблиц менеджеров.

В дашборд вывели:

• Результат работы каждого менеджера в разрезе направлений и клиентов
• План/факт по компании в целом и по каждому менеджеру
• Дебиторку по клиентам
• Динамику выручки по направлениям
• Рейтинг клиентов, в котором видно, кто приносит больше выручки

Результат

Появилось чёткое разделение по направлениям. Видно, как быстро растут новые услуги, какие клиенты дают больше выручки и как компания выросла за год.

Дебиторку стало удобно контролировать: видно, кто и сколько должен.

Руководители видят прозрачную картину, могут делать прогнозы и принимать решения, опираясь на цифры.

Из благодарственного письма компании:

«Вся система прихода денег стала прозрачна и прогнозируема для руководителей компании».