Как руководители получили контроль над оплатами и выручкой
Клиенты, оплаты и дебеторка были в разных таблицах. Мы собрали все в единую систему, чтобы руководители видели сколько денег они должны получить
- Клиент
- Агентство RELEVANT
- Отрасль
- Маркетинг и реклама
- Период
- 2023
Задача
Ко мне обратилось маркетинговое агентство RELEVANT.
У них была проблема в учёте:
- Каждый менеджер по-своему вёл работу с клиентом, общей картины по компании не было
- В агентстве уже пытались работать в Битрикс24, но сотрудники им практически не пользовались
Из-за этого руководителям было сложно получить ответ на вопросы:
- Сколько денег мы ждем от клиентов;
- Кто задерживает оплату;
- Какие клиенты приносят больше всего выручки;
- Какие направления растут;
- Как работает каждый менеджер
Сложно было контролировать сбор дебиторки, приходилось собирать информацию из разных источников, поэтому были задержки в оплатах.
Что сделали
Внедрили единый реестр оплат
Для каждого менеджера сделали таблицу, в которой он фиксировал оплаты клиентов и направление работы.
В качестве инструмента выбрали гугл-таблицы, потому что менеджеры ими уже пользовались и для них это привычно.
Добавили планирование
Ежемесячно руководитель с менеджером планирует какую выручку должен получить менеджер от клиентов.
Появилась возможность в течение месяца сравнивать факт с планом.
Сделали дашборд для руководителя
Данные из таблиц менеджеров регулярно загружаются в дашборд и руководители видят свежие цифры:
- План/факт по компании и каждому менеджеру
- Выручка по направлениям
- Дебиторка по клиентам
- Рейтинг клиентов по выручке
- Динамика выручки
Результат
Теперь руководитель может быстро посмотреть сколько денег должны получить, сколько уже получили и где проблемы с оплатами.
Видно, как быстро растут новые услуги, какие клиенты дают больше выручки и как компания выросла за год.
Дебиторку стало удобно контролировать: видно, кто и сколько должен.
❌ Было:
- Информация о клиентах и оплатах была в разных таблицах;
- Каждый менеджер вел данные по-своему
- Руководители вручную собирали информацию по выручке и оплатам
- Было сложно быстро увидеть кто из клиентов должен деньги
✅ Стало:
- Все оплаты по клиентам собираются в одном месте
- Руководители и менеджеры видят план/факт по выручке
- Дебиторка видна по каждому клиенту
- Можно сравнить результат работы менеджеров
Из благодарственного письма компании:
«Вся система прихода денег стала прозрачна и прогнозируема для руководителей компании».
