Год назад ко мне обратилась Света. У нее маркетинговое агентство, работающее с медиками (частные врачи и клиники).

На тот момент у Светы было 5 сотрудников и 8 клиентов. Всю работу она контролировала сама.

Света не могла отпустить ручное управление процессами. Она дошла до крайней точки «Я больше не могу, я устала». Не было сил столько работать, мало времени оставалось на семью и себя.

Решила, что ей нужен проектный менеджер или управляющий, который будет контролировать работу сотрудников.

Мы начали заниматься бизнес-процесами для того, чтобы она не на словах передала свой опыт проектным менеджерам, а дала инструкции и проектные менеджеры смогли контролировать других сотрудников.

Мы составили майнд-карту, чтобы погрузиться в ее бизнес и приступили к работе.

Сначала написали блок «О компании»:

История, Миссия и ценности, оргструктура, этика общения с клиентами и сотрудниками.

С помощью этих документов легче вводить в работу новых сотрудников и настроить коммуникации с текущими сотрудниками.

После этого сделали папку для каждого сотрудника: проектный менеджер, контент-менеджер, комьюнити-менеджер и таргетолог.

Должностные инструкции сотрудников разбили на 2 основные части: подготовка к запуску проекта и ведение проекта (т.к. клиенты работают со Светой по несколько лет).
Там же результат работы, взаимодействие с другими сотрудниками, шаблоны документов для работы.

И создали базу знаний компании с лучшими практиками.
База знаний важна для того, чтобы каждый член команды понимал как выполнять работу именно у нас (даже если у него был опыт работы в другой компании).

В результате, у Светы получилось взять сразу 2-х проектных менеджеров, которые быстро влились в работу и в течение 2-х месяцев компания стала работать в новом формате. Количество сотрудников стало 12 человек, количество клиентов увеличили с 8 до 20(!), вырос доход.
При этом Света сейчас работает меньше, чем раньше при 8 клиентах и ручном контроле.

Летом она написала обратную связь: «Я с удивлением обнаружила, что могу просто быть на природе, читать книгу и мне не нужно постоянно находиться в телефоне и все контролировать».